Een factuur versturen lijkt eenvoudig, maar als ondernemer moet je rekening houden met verschillende wettelijke regels. Zo moeten bepaalde bedrijfsgegevens, datums, bedragen en btw gegevens verplicht op een factuur staan. Een correcte factuur is belangrijk voor je eigen administratie én voor de administratie van je klant. Maar wat zijn de factuureisen precies en welke gegevens mag je niet vergeten? Op deze pagina leggen we het duidelijk uit.
Factuureisen zijn de wettelijke voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen. Wanneer je als ondernemer goederen of diensten levert aan andere ondernemers, ben je in veel gevallen verplicht om een factuur uit te reiken. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals bepaalde verenigingen en stichtingen, moeten in beginsel een factuur ontvangen.
Op een factuur moeten voldoende gegevens staan om duidelijk te maken wie de leverancier en afnemer zijn, wat er is geleverd, wanneer dit is gebeurd en hoe het factuurbedrag en de btw zijn opgebouwd.
Een reguliere factuur moet aan verschillende wettelijke eisen voldoen.
Denk onder andere aan:
In bijzondere situaties kunnen aanvullende eisen gelden.
Naast de fiscale factuureisen gelden er ook regels voor de bedrijfsgegevens die ondernemingen op zakelijke correspondentie moeten vermelden. Het is daarom gebruikelijk dat je op een zakelijke factuur onder andere je handelsnaam en KvK nummer vermeldt.
Het is verstandig om je factuursjabloon één keer volledig en correct in te richten. Zo hoef je niet bij iedere nieuwe factuur opnieuw te controleren of alle vaste bedrijfsgegevens aanwezig zijn.
Ja, reguliere facturen moeten worden voorzien van een opeenvolgend nummer. Hierdoor is iedere factuur binnen de administratie afzonderlijk te herkennen.
Een duidelijke nummering maakt het bovendien gemakkelijker om facturen terug te vinden en te koppelen aan betalingen.
Je kunt bijvoorbeeld werken met een nummering waarin het jaartal terugkomt. Welke systematiek je kiest is minder belangrijk dan het consequent en opeenvolgend toepassen ervan.
Uit de factuur moet duidelijk blijken welke goederen of diensten zijn geleverd. Een te algemene omschrijving kan onvoldoende inzicht geven in de prestatie waarop de factuur betrekking heeft.
Bij goederen moet onder andere duidelijk zijn om welke goederen en welke hoeveelheid het gaat. Bij diensten moet duidelijk zijn welke diensten zijn uitgevoerd.
Een duidelijke omschrijving helpt niet alleen om aan de factuureisen te voldoen, maar voorkomt ook vragen van klanten over de factuur.
Wanneer je btw in rekening brengt, moet uit de factuur duidelijk blijken hoe deze btw is berekend.
Daarvoor vermeld je onder andere het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw tarief en het verschuldigde btw bedrag.
Wanneer verschillende btw tarieven van toepassing zijn, moeten de bedragen per tarief worden uitgesplitst.
In bepaalde situaties breng je geen reguliere Nederlandse btw in rekening. Dan kunnen andere vermeldingen verplicht zijn.
Bij de verleggingsregeling wordt de btw niet door de leverancier aangegeven, maar door de afnemer.
Wanneer de btw wordt verlegd, gelden aanvullende factuureisen. Zo moet op de factuur duidelijk worden aangegeven dat sprake is van verlegde btw.
Bij bepaalde diensten aan zakelijke klanten in andere EU landen vermeld je bijvoorbeeld de btw identificatienummers van zowel jouw onderneming als de klant en de aanduiding ‘btw verlegd’.
De exacte regels hangen af van de transactie. Vooral bij internationale handel is het daarom belangrijk om goed te controleren welke btw regels gelden.
Voor kleinere bedragen gelden in bepaalde situaties minder uitgebreide factuureisen.
Wanneer het totale factuurbedrag maximaal €100 inclusief btw bedraagt, mag in veel gevallen een vereenvoudigde factuur worden uitgereikt. Dat mag ook wanneer een factuur een wijziging van een oorspronkelijke factuur betreft.
Op een vereenvoudigde factuur staan in ieder geval:
Voor bepaalde transacties, waaronder specifieke internationale leveringen, mag geen vereenvoudigde factuur worden gebruikt.
Wanneer je verplicht bent om een factuur uit te reiken, moet deze in beginsel uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin de goederen of diensten zijn geleverd worden verstuurd.
Lever je bijvoorbeeld op 20 augustus een zakelijke dienst? Dan moet de bijbehorende factuur in beginsel uiterlijk op 15 september zijn uitgereikt.
Ook voor vooruitbetalingen en bijzondere transacties kunnen specifieke regels gelden.
Bij verkoop van goederen of diensten aan particulieren ben je voor de btw meestal niet verplicht om een factuur uit te reiken.
Er bestaan wel uitzonderingen. Bijvoorbeeld bij bepaalde leveringen naar andere EU landen en specifieke branches of transacties kunnen andere regels gelden.
Je mag natuurlijk wel vrijwillig een factuur verstrekken aan een particuliere klant.
Ja. Facturen mogen zowel op papier als digitaal worden verstuurd.
Bij digitale facturatie moet de afnemer ermee akkoord gaan dat facturen digitaal worden ontvangen. Daarnaast moet de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur gewaarborgd zijn.
In de praktijk gebruiken steeds meer ondernemers boekhoudsoftware om facturen digitaal op te stellen, te versturen en automatisch in de administratie te verwerken.
Een correcte factuur is belangrijk voor de btw administratie. Voor het aftrekken van btw als voorbelasting moet je in beginsel beschikken over een juiste factuur voor de zakelijke uitgave.
Ontbreken belangrijke gegevens of is de btw verkeerd verwerkt? Dan kan dit gevolgen hebben voor de btw verwerking.
Daarom is het niet alleen belangrijk om je eigen verkoopfacturen correct op te stellen, maar ook om ontvangen inkoopfacturen te controleren.
Ja. Facturen maken onderdeel uit van de administratie van een onderneming. Zowel ontvangen facturen als kopieën van verzonden facturen moeten worden bewaard en correct worden geadministreerd.
Door facturen digitaal en gestructureerd op te slaan kun je ze later eenvoudig terugvinden. Dit maakt ook het verwerken van de administratie en btw aangifte een stuk overzichtelijker.
Ondernemers maken regelmatig kleine fouten bij het opstellen van facturen. Sommige fouten lijken onschuldig, maar kunnen wel problemen opleveren binnen de administratie.
Veel voorkomende fouten zijn:
Een goed ingericht factuursysteem voorkomt veel van deze fouten.
VG Advies helpt ondernemers bij het voeren van een correcte en actuele administratie. Daarbij worden verkoopfacturen, inkoopfacturen, btw en andere financiële gegevens overzichtelijk verwerkt.
We zorgen ervoor dat jouw administratie aansluit op de geldende fiscale regels en ondersteunen bij onder andere de btw aangifte en andere belastingaangiften. Dankzij onze vaste all in maandprijzen weet je bovendien vooraf waar je aan toe bent.
Wat zijn de factuureisen?
Factuureisen zijn de wettelijke voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen. Hieronder vallen onder andere eisen voor bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummering, omschrijving, bedragen en btw.
Is een factuurnummer verplicht?
Ja. Op een reguliere factuur moet een opeenvolgend factuurnummer staan waarmee de factuur uniek kan worden geïdentificeerd.
Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur maken?
Een vereenvoudigde factuur is onder voorwaarden toegestaan wanneer het totale factuurbedrag maximaal €100 inclusief btw bedraagt.
Moet ik een factuur aan een particulier sturen?
Meestal niet. Voor leveringen aan particulieren geldt in veel gevallen geen factureringsplicht voor de btw. Er bestaan wel uitzonderingen.
Mag ik een factuur per e mail versturen?
Ja. Een factuur mag digitaal worden verstuurd wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.
Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder met persoonlijk advies.
Bij VG Advies geloven we dat een goede administratie de basis vormt voor succesvol ondernemen. Daarom ondersteunen we zzp’ers, mkb’ers en startende ondernemers met een complete en overzichtelijke administratie, persoonlijk advies en vaste all-in maandprijzen. Wij denken actief met je mee, houden je administratie up-to-date en zorgen dat je voldoet aan alle fiscale verplichtingen. Zo houd jij meer tijd over om te ondernemen, terwijl wij zorgen voor rust, overzicht en financiële zekerheid.
