Als ondernemer weet je dat bepaalde uitgaven of financiële verplichtingen eraan komen, terwijl de betaling pas later plaatsvindt. Om financieel voorbereid te zijn, kun je rekening houden met toekomstige kosten of bedragen apart houden. Hierbij wordt vaak gesproken over een reservering. Maar wat is een reservering in de boekhouding precies, wanneer gebruik je deze en wat is het verschil met een voorziening? We leggen het duidelijk uit.
Een reservering betekent in algemene zin dat je rekening houdt met geld dat je in de toekomst nodig verwacht te hebben. Ondernemers gebruiken de term bijvoorbeeld wanneer zij iedere maand een bedrag apart houden voor belastingen, vakantiegeld, onderhoud of toekomstige investeringen.
Boekhoudkundig is het belangrijk om onderscheid te maken tussen geld reserveren en het daadwerkelijk opnemen van een bedrag als kostenpost, schuld of voorziening in de administratie.
Wanneer je bijvoorbeeld €1.000 op een aparte spaarrekening zet voor een toekomstige belastingbetaling, ontstaat hierdoor niet automatisch een extra zakelijke kostenpost. Het geld blijft onderdeel van het vermogen van de onderneming.
Reserveren helpt om financiële verplichtingen beter over het jaar te verdelen.
Een onderneming kan bijvoorbeeld iedere maand een bedrag apart houden voor een grote betaling die later in het jaar wordt verwacht. Hierdoor hoeft het volledige bedrag niet ineens uit de beschikbare liquiditeit te worden betaald.
Ondernemers kunnen onder andere reserveren voor:
Het belangrijkste doel is financiële voorspelbaarheid. Je voorkomt dat geld dat later nodig is ondertussen voor andere doeleinden wordt gebruikt.
Nee. Dit is een belangrijk verschil.
Stel dat je iedere maand €500 apart zet omdat je volgend jaar een nieuwe bedrijfscomputer of machine wilt kopen.
Na twaalf maanden heb je €6.000 gereserveerd. Dit betekent niet dat je gedurende dat jaar automatisch €6.000 aan zakelijke kosten kunt boeken.
De daadwerkelijke fiscale verwerking vindt plaats wanneer er een relevante transactie of verplichting ontstaat. Bij de aanschaf van een bedrijfsmiddel kunnen vervolgens bijvoorbeeld de regels voor activering, afschrijving en investeringsaftrek van toepassing zijn.
Alleen geld apart zetten verlaagt de fiscale winst dus niet.
De begrippen reservering en voorziening worden in de praktijk regelmatig door elkaar gebruikt, terwijl er boekhoudkundig en fiscaal een belangrijk verschil kan bestaan.
Een reservering wordt in het dagelijkse taalgebruik vaak gebruikt voor geld dat een ondernemer zelf apart houdt voor een toekomstige uitgave.
Een voorziening is een boekhoudkundige en fiscale post waarmee onder voorwaarden rekening kan worden gehouden met toekomstige uitgaven die hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich vóór de balansdatum hebben voorgedaan.
Voor het vormen van een fiscale voorziening gelden specifieke voorwaarden. Je kunt dus niet voor iedere toekomstige uitgave zomaar een voorziening opnemen om de winst te verlagen.
Ook deze twee begrippen betekenen niet hetzelfde.
Een reservering is doorgaans het apart houden van geld voor een bepaald toekomstig doel.
Een reserve heeft binnen de jaarrekening een andere betekenis. Bij bijvoorbeeld een BV kunnen reserves onderdeel zijn van het eigen vermogen. Denk aan winst die niet wordt uitgekeerd, maar binnen de onderneming blijft.
De termen lijken op elkaar, maar hebben dus een andere financiële en boekhoudkundige betekenis.
Voor ondernemers met bijvoorbeeld een eenmanszaak wordt inkomstenbelasting niet automatisch op dezelfde manier ingehouden als loonbelasting bij een werknemer.
Daarom is het verstandig om gedurende het jaar rekening te houden met de verwachte belastingbetaling.
Stel dat je onderneming winst maakt. Dan kun je periodiek een deel van het beschikbare geld apart houden voor de inkomstenbelasting.
Dat geld kan bijvoorbeeld op een aparte zakelijke spaarrekening worden gezet. Wanneer later een belastingaanslag volgt, is het benodigde bedrag al geheel of gedeeltelijk beschikbaar.
Het overboeken naar de spaarrekening is zelf geen zakelijke kostenpost. Je verplaatst alleen geld binnen je onderneming.
Btw die je aan klanten in rekening brengt, behoort niet automatisch tot het geld dat je vrij kunt besteden.
Bij de btw aangifte wordt berekend hoeveel btw je moet afdragen, waarbij onder voorwaarden de aftrekbare voorbelasting wordt verrekend.
Daarom kiezen sommige ondernemers ervoor om ontvangen btw geheel of gedeeltelijk apart te houden totdat de btw aangifte moet worden betaald.
Dit kan vooral voor startende ondernemers prettig zijn, omdat het voorkomt dat geld dat later aan de Belastingdienst moet worden betaald ondertussen wordt uitgegeven.
Voor werkgevers speelt reserveren ook binnen de salarisadministratie een rol.
Werknemers hebben in beginsel recht op vakantiebijslag. Volgens de wettelijke hoofdregel bedraagt deze minimaal 8% van het loon, waarbij uitzonderingen en aanvullende afspraken mogelijk zijn.
Werkgevers moeten daarom rekening houden met toekomstige uitbetalingen van vakantiegeld.
Binnen salarissoftware zie je regelmatig opgebouwde reserveringen terug voor bijvoorbeeld vakantiegeld en vakantie uren. Deze bedragen geven inzicht in wat werknemers gedurende een bepaalde periode hebben opgebouwd.
Op een loonstrook kunnen opgebouwde bedragen of rechten worden weergegeven.
Denk bijvoorbeeld aan:
Welke reserveringen zichtbaar zijn, hangt af van de arbeidsvoorwaarden, cao en inrichting van de salarisadministratie.
Een reservering op een loonstrook laat bijvoorbeeld zien hoeveel vakantiegeld gedurende het jaar is opgebouwd voordat dit daadwerkelijk wordt uitbetaald.
Ja, financieel gezien kan dat verstandig zijn.
Wanneer je weet dat over een jaar een nieuwe machine, bedrijfswagen of andere grote investering nodig is, kun je periodiek geld apart zetten.
Hierdoor bouw je binnen de onderneming financiële ruimte op voor de investering.
Het apart zetten van geld betekent echter niet dat er al sprake is van een fiscale investering. Fiscale regelingen zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek worden beoordeeld aan de hand van de daadwerkelijke investering en de daarvoor geldende voorwaarden.
Ook voor onderhoud kunnen ondernemers financieel geld reserveren.
Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand of kostbare machines waarvan je weet dat periodiek groot onderhoud nodig is? Dan kun je daarvoor gedurende meerdere maanden of jaren geld apart houden.
Ook hier geldt dat het financieel apart houden van geld iets anders is dan het fiscaal vormen van een voorziening.
Of toekomstige onderhoudskosten al vóór uitvoering invloed mogen hebben op de fiscale winst, moet afzonderlijk worden beoordeeld aan de hand van de fiscale voorwaarden.
Dat hangt af van wat met het woord reservering wordt bedoeld.
Zet je simpelweg geld van de zakelijke betaalrekening op een zakelijke spaarrekening? Dan verandert vooral de plaats waar het geld staat. Het vermogen wordt daardoor niet automatisch lager.
Bij een boekhoudkundige voorziening of een schuld ligt dit anders. Deze posten kunnen wel afzonderlijk op de balans worden opgenomen wanneer aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.
Daarom is het belangrijk om bij het woord reservering altijd te bepalen wat er precies mee wordt bedoeld.
Niet automatisch.
Dit is een belangrijk aandachtspunt voor ondernemers.
Je kunt niet aan het einde van het jaar besluiten om bijvoorbeeld €10.000 te reserveren voor toekomstige uitgaven en dit bedrag vervolgens zonder meer van de fiscale winst aftrekken.
Of toekomstige uitgaven al ten laste van de huidige fiscale winst mogen komen, hangt af van de fiscale regels en omstandigheden.
Een financiële reservering op een bankrekening en een fiscaal geaccepteerde kostenpost zijn twee verschillende zaken.
Reserveringen kunnen helpen om grip te houden op de liquiditeit van een onderneming.
Een banksaldo van €50.000 betekent namelijk niet automatisch dat de volledige €50.000 vrij besteedbaar is.
Misschien moet hiervan binnenkort nog:
Wanneer je hier geen rekening mee houdt, lijkt de financiële ruimte groter dan deze daadwerkelijk is.
Door toekomstige betalingen inzichtelijk te maken en waar nodig geld apart te houden, krijg je een realistischer beeld van wat daadwerkelijk beschikbaar is.
Richting de jaarafsluiting ontstaat vaak een beter beeld van het financiële resultaat van de onderneming.
Je weet dan beter hoeveel omzet is behaald, welke kosten zijn gemaakt en hoeveel winst waarschijnlijk overblijft.
Dit is een goed moment om vooruit te kijken naar toekomstige betalingen. Denk aan de inkomstenbelasting, btw, personeelskosten en geplande investeringen.
Daarnaast kan bij de jaarafsluiting worden beoordeeld of er posten zijn die boekhoudkundig of fiscaal op een specifieke manier verwerkt moeten worden.
Een actuele administratie is hiervoor essentieel.
Het begrip reservering zorgt regelmatig voor verwarring. Veel voorkomende fouten zijn:
Een goede administratie maakt zichtbaar welk geld daadwerkelijk beschikbaar is en met welke toekomstige verplichtingen rekening moet worden gehouden.
VG Advies helpt ondernemers om niet alleen terug te kijken naar wat er in de administratie is gebeurd, maar ook vooruit te kijken naar toekomstige financiële verplichtingen.
Met een actuele administratie krijg je inzicht in je winst, belastingverplichtingen, liquiditeit en andere belangrijke financiële posten. Hierdoor kun je beter bepalen hoeveel financiële ruimte daadwerkelijk beschikbaar is en welke bedragen verstandig zijn om te reserveren.
Ook voor werkgevers zorgen we voor een correcte salarisadministratie, waarin relevante opgebouwde rechten en reserveringen juist worden verwerkt.
Zo voorkom je financiële verrassingen en houd je gedurende het jaar beter grip op je onderneming.
Wat is een reservering in de boekhouding?
Met een reservering wordt vaak bedoeld dat een ondernemer rekening houdt met een toekomstige uitgave of hiervoor geld apart houdt. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen financieel reserveren en een boekhoudkundige of fiscale voorziening.
Is gereserveerd geld aftrekbaar van de winst?
Nee, niet automatisch. Alleen geld apart zetten zorgt niet voor een aftrekpost. Of een bedrag als kosten of voorziening verwerkt mag worden, hangt af van de fiscale en boekhoudkundige regels.
Wat is het verschil tussen een reservering en een voorziening?
Een reservering wordt vaak gebruikt voor geld dat voor een toekomstig doel apart wordt gehouden. Een voorziening is een specifieke boekhoudkundige en fiscale post waarvoor voorwaarden gelden.
Waarom moet je geld reserveren voor belasting?
Door gedurende het jaar rekening te houden met toekomstige belastingbetalingen voorkom je dat je het geld voor andere zakelijke uitgaven gebruikt. Hierdoor verklein je de kans op liquiditeitsproblemen wanneer een belastingaanslag moet worden betaald.
Wat zijn reserveringen op een loonstrook?
Op een loonstrook kunnen opgebouwde bedragen of rechten worden weergegeven, bijvoorbeeld vakantiegeld of vakantie uren. Welke reserveringen worden vermeld, hangt af van de arbeidsvoorwaarden en inrichting van de salarisadministratie.
Staat gereserveerd geld op de balans?
Geld dat je op een zakelijke spaarrekening zet, blijft onderdeel van de bezittingen van de onderneming. Alleen het verplaatsen van geld zorgt dus niet automatisch voor een aparte kostenpost of verlaging van het vermogen.
Kan VG Advies helpen bepalen hoeveel ik moet reserveren?
Ja. Op basis van een actuele administratie kan VG Advies inzicht geven in onder andere de winstontwikkeling, verwachte belastingverplichtingen en liquiditeit. Daarmee kun je beter bepalen hoeveel financiële ruimte je daadwerkelijk hebt.
Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder met persoonlijk advies.
Bij VG Advies geloven we dat een goede administratie de basis vormt voor succesvol ondernemen. Daarom ondersteunen we zzp’ers, mkb’ers en startende ondernemers met een complete en overzichtelijke administratie, persoonlijk advies en vaste all-in maandprijzen. Wij denken actief met je mee, houden je administratie up-to-date en zorgen dat je voldoet aan alle fiscale verplichtingen. Zo houd jij meer tijd over om te ondernemen, terwijl wij zorgen voor rust, overzicht en financiële zekerheid.
