Als werkgever wil je jouw medewerkers soms iets extra’s geven. Denk aan een kerstpakket, een personeelsfeest, een reiskostenvergoeding of een cadeaubon. Maar zijn deze vergoedingen belast of mogen ze belastingvrij worden verstrekt? Hiervoor bestaat de werkkostenregeling (WKR). Op deze pagina leggen we uit wat de werkkostenregeling is, hoe deze werkt en waarom een goede salarisadministratie hierbij belangrijk is.
De werkkostenregeling, ook wel WKR genoemd, is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen aan werknemers belastingvrij kunnen geven.
Binnen de werkkostenregeling is een deel van deze vergoedingen onbelast. Voor sommige vergoedingen gelden gerichte vrijstellingen of een nihilwaardering. Andere vergoedingen kunnen onder voorwaarden worden aangewezen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. (belastingdienst.nl)
Door de WKR correct toe te passen voorkom je dat werknemers onnodig belasting betalen over vergoedingen van de werkgever.
De werkkostenregeling is ingevoerd om de belastingregels rondom personeelsvergoedingen eenvoudiger te maken.
Werkgevers hoeven hierdoor niet voor iedere vergoeding afzonderlijk te beoordelen hoe deze fiscaal moet worden behandeld. Binnen de regeling zijn duidelijke regels opgesteld over welke vergoedingen belastingvrij mogen worden verstrekt en wanneer belasting verschuldigd is.
Dit zorgt voor meer overzicht binnen de salarisadministratie.
Veel vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen onder de WKR vallen.
Voorbeelden zijn:
Welke fiscale behandeling van toepassing is, hangt af van de aard van de vergoeding en de geldende regels.
De vrije ruimte is het deel van de fiscale loonsom dat een werkgever mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen die als eindheffingsloon zijn aangewezen.
Blijf je binnen de beschikbare vrije ruimte? Dan zijn hierover geen extra loonheffingen verschuldigd.
Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt de werkgever over het meerdere eindheffing. De hoogte van de vrije ruimte en de eindheffing kan wijzigen. Daarom is het belangrijk om altijd uit te gaan van de actuele regels van de Belastingdienst. (belastingdienst.nl)
Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte.
Voor bepaalde vergoedingen gelden gerichte vrijstellingen. Dit betekent dat je deze onder voorwaarden belastingvrij kunt vergoeden zonder dat dit invloed heeft op de vrije ruimte.
Voorbeelden hiervan zijn:
Voor iedere vrijstelling gelden eigen voorwaarden.
Voor sommige voorzieningen geldt een nihilwaardering. Dit betekent dat deze voor de loonheffingen op nihil worden gewaardeerd wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan.
Voorbeelden hiervan zijn bepaalde voorzieningen op de werkplek die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk.
Hierdoor hebben deze voorzieningen geen invloed op de vrije ruimte.
De werkkostenregeling kent veel regels. Daardoor worden regelmatig fouten gemaakt.
Veel voorkomende fouten zijn:
Een goede salarisadministratie helpt om deze fouten te voorkomen.
De werkkostenregeling is nauw verbonden met de salarisadministratie. Vergoedingen en verstrekkingen moeten correct worden verwerkt, zodat duidelijk is welke fiscale behandeling van toepassing is.
Door gedurende het jaar inzicht te houden in de vrije ruimte voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar.
Een actuele salarisadministratie zorgt bovendien voor een correcte aangifte loonheffingen.
VG Advies ondersteunt werkgevers bij de complete salarisadministratie en de juiste toepassing van de werkkostenregeling. Wij beoordelen vergoedingen en verstrekkingen, houden rekening met de geldende fiscale regels en zorgen voor een correcte verwerking binnen de salarisadministratie.
Zo weet je zeker dat je optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van de WKR en voorkom je onnodige fiscale risico’s.
Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen belastingvrij aan werknemers kunnen geven.
Wat is de vrije ruimte binnen de WKR?
De vrije ruimte is het deel van de fiscale loonsom dat een werkgever mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen die als eindheffingsloon zijn aangewezen. De omvang van de vrije ruimte wordt jaarlijks vastgesteld. (belastingdienst.nl)
Valt een kerstpakket onder de werkkostenregeling?
Ja. Een kerstpakket kan onder de werkkostenregeling vallen. De fiscale verwerking hangt af van de manier waarop de werkgever het aanwijst en de beschikbare vrije ruimte.
Kan VG Advies helpen met de werkkostenregeling?
Ja. VG Advies helpt werkgevers met de salarisadministratie en de correcte toepassing van de werkkostenregeling, zodat vergoedingen volgens de geldende fiscale regels worden verwerkt.
Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder met persoonlijk advies.
Bij VG Advies geloven we dat een goede administratie de basis vormt voor succesvol ondernemen. Daarom ondersteunen we zzp’ers, mkb’ers en startende ondernemers met een complete en overzichtelijke administratie, persoonlijk advies en vaste all-in maandprijzen. Wij denken actief met je mee, houden je administratie up-to-date en zorgen dat je voldoet aan alle fiscale verplichtingen. Zo houd jij meer tijd over om te ondernemen, terwijl wij zorgen voor rust, overzicht en financiële zekerheid.
